Kategória:
E-számla
Hogyan Vezess Be Elektronikus Számlázást? Kezdők Gyakorlati Útmutatója
2026. jan. 21.
Az Európai Unió gazdaságát minden papír alapú számla 8 euróval terheli meg. Elektronikus számlázással ez a költség 40 eurocentre csökken.
A különbség beszédes. Egy papír alapú számla kibocsátása 1,4 euróba kerül, míg Magyarországon egy e-számla mindössze 6 forintba. Az elektronikus számlázás 40%-kal alacsonyabb költségekkel működik – ez komoly megtakarítás lehet cége számára.
2025-ben változás jött: az elektronikus számláknak meg kell felelniük az EN 16931 európai szabványnak.
Ez az útmutató az elektronikus számlázás alapjait mutatja be. Megismerheti a jogszabályi hátteret, a technikai követelményeket és a sikeres bevezetés lépéseit. Kezdő és tapasztalt vállalkozók egyaránt hasznos információkat találnak az e-számlázás világában való eligazodáshoz.
Mi az elektronikus számlázás és miért fontos?
Image Source: SlideUpLift
Az elektronikus számlázás új szemlélet a bizonylatok kezelésében. Az Áfa törvény 259. §-a egyértelmű: elektronikus számlának minősül minden számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
Papíralapú és elektronikus számla közötti különbségek
Nem minden digitálisan küldött számla elektronikus számla. A különbség lényege: az elektronikus számlát hiteles elektronikus formában állítják ki, elektronikus úton továbbítják, és mindkét fél elektronikus formában őrzi meg. A papír alapú számlát emailben is lehet küldeni, de csak kinyomtatva hiteles.
Költségek szempontjából jelentős eltérések vannak:
Papíralapú számla: kiállítás, borítékolás, postázás
Elektronikus számla: nincs nyomtatási, papír- és postaköltség
Mikor számít egy számla valóban elektronikusnak?
Három feltételnek kell teljesülnie: elektronikus formában készül, elektronikusan állítják ki, és a vevő digitális formában fogadja be. Egyszerű PDF küldése nem elegendő – hitelességi és sértetlenségi követelményeknek is meg kell felelnie.
Az Áfa törvény három kritériumot ír elő:
Számla eredetének hitelessége (ki állította ki)
Adattartalom sértetlensége (nem módosították)
Olvashatóság a teljes megőrzési időszakban
Ennek biztosítása leggyakrabban minősített elektronikus aláírással és időbélyeggel történik.
A kötelező elektronikus számlázás háttere
Magyarországon folyamatban van a kötelező bevezetés. 2025. július 1-jétől a villamosenergia- és földgázkereskedők minden nem lakossági ügyfelüknek elektronikus számlát kötelesek kiállítani.
A kötelezettség kétirányú: nemcsak kiállítani, hanem befogadni és archiválni is kell tudni az elektronikus számlákat. A cégeknek megfelelő elektronikus számlázási és archiválási rendszert kell kiépíteniük.
A felkészülés időigényes. Informatikai infrastruktúra fejlesztése és munkatársi képzés szükséges a sikeres átálláshoz.
Jogszabályi és Technikai Követelmények
Magyarországon az Áfa törvény szabályozza az elektronikus számlázást. Ez a jogszabály határozza meg a kötelező átállás ütemezését és a működési feltételeket.
Magyar Elektronikus Számlázási Szabályok
Az Áfa törvény egyértelmű: elektronikus számla csak az, amit elektronikusan állítottak ki ÉS elektronikusan fogadtak be. Számítógépen készített, de kinyomtatva továbbított számla nem e-számla. A számlabefogadó beleegyezése szükséges, de ez lehet hallgatólagos is – például ha kifizeti a számlát.
A jogszabály három kritériumot határoz meg:
Eredet hitelessége (kiállító azonosítása)
Adattartalom sértetlensége (módosítás elleni védelem)
Olvashatóság a teljes megőrzési időszakban
Ezeket bármilyen megbízható üzleti ellenőrzési eljárással biztosíthatjuk. A törvény két konkrét módszert nevez meg: minősített elektronikus aláírás és EDI-rendszeres számlázás.
Digitális Tanúsítvány és Időbélyeg
Az elektronikus aláírásról szóló törvény biztosítja a jogi hátteret. A digitális tanúsítvány elektronikus dokumentum, amely bizonyítja az aláíró- és ellenőrző kulcsok összetartozását.
A jogszabály nem teszi kötelezővé az elektronikus aláírást és időbélyeget, de ez a leghatékonyabb hitelesítési módszer. Az elektronikus aláírás a kiállító személyét igazolja, az időbélyeg a kiállítás pontos időpontját rögzíti.
Az időbélyeg olyan adat, amely igazolja: a dokumentum az időbélyegzés pillanatában létezett és azóta változatlan.
Fájlformátumok és Tartalom
Az elektronikus számla formátuma szabadon választható – PDF, képfájl vagy szöveg egyaránt lehet. Adóhatósági ellenőrzéskor azonban csak a Számlázási rendeletben meghatározott formátumokban adható át.
A NAV elfogadott formátumai:
.txt (szöveges fájl)
.csv, .dbf, .mdb, .xls (Excel formátumok)
.xml formátum
formázatlan print fájlok
Az elektronikus számlának tartalmaznia kell az Áfa törvény szerinti kötelező adatokat. Ezek megegyeznek a hagyományos számlák tartalmi elemeivel. Szerepelnie kell továbbá az elektronikus kiállításra utaló kifejezésnek: "Elektronikus", "Electronic" vagy "Elektronische Rechnung".
A villamosenergia és földgáz szektorban 2025. január 1-től kötelező az elektronikus számlázás nem lakossági ügyfelek felé. Ez nemcsak a szolgáltatókat, hanem a számlabefogadókat is érinti – nekik is fel kell készülniük a befogadásra és megőrzésre.
E-számlázás bevezetésének gyakorlati lépései
Az elektronikus számlázásra való átállás több területet érint egyszerre. A sikeres bevezetéshez partnerek, belső folyamatok és technikai megoldások összehangolása szükséges.
Megfelelő számlázóprogram kiválasztása
A számlázórendszer választása határozza meg az egész folyamat sikerét. A program feleljen meg a jogszabályi előírásoknak és tudjon elektronikus aláírással, időbélyeggel ellátott számlákat készíteni. Ezt nélkülözve a partnerek külön munkával szembesülnek a befogadás során.
Kiválasztásnál ezeket érdemes mérlegelni:
Jogszabályi megfelelőség és automatikus frissítések
Egyszerű kezelhetőség
Biztonságos e-számla tárolás
Megbízható ügyfélszolgálat
További funkciók: készletkezelés, webshop kapcsolat
Felhőalapú rendszerek esetén böngésző elegendő a használathoz. A szolgáltató végzi az e-számlák megőrzését, ami biztonságosabb a helyi tárolásénál.
Partneri egyeztetés és beleegyezés
Elektronikus számla küldéséhez a befogadó beleegyezése kell. Ez történhet írásban, szóban vagy hallgatólagosan – például a számla kifizetésével. A NAV szerint célszerű írásban rögzíteni a megállapodást.
A partneri megállapodásban tisztázza:
E-számla formátumát (PDF, XML)
Továbbítás módját (e-mail, rendszerkapcsolat)
Kezelési folyamatot
Partnereit nem kötelezheti elektronikus számla befogadására. Időben egyeztessen velük az átállásról.
Kézbesítés és követés megszervezése
E-mail a legegyszerűbb módszer, de nem követhető vele a számla státusza. Fejlettebb megoldások értesítést küldenek a vevőnek, aki biztonságos kapcsolaton tölti le a számlát.
E-számla kézbesítésének menete:
Első kézbesítési kísérletről értesítés küldése
Sikertelen kézbesítés esetén öt munkanap múlva újra próbálkozás
Második kísérlet után öt munkanappal a számla kézbesítettnek tekintendő
Modern rendszerekben a letöltés nyomon követhető – látja, mikor tekintette meg a vevő a számlát.
Archiválás és hosszú távú megőrzés
Elektronikus számlákat csak elektronikus formában őrizhet meg. Kinyomtatott változat nem helyettesíti az eredetit. A megőrzés során biztosítania kell:
Védelem törlés és megsemmisülés ellen
Védelem utólagos módosítás ellen
Védelem jogosulatlan hozzáférés ellen
Olvashatóság 8 évig
Archiválási megoldás kiválasztásánál vegye figyelembe cége méretét, számlák mennyiségét és visszakeresési igényeket. Választhat megbízható szolgáltatót, saját szervert vagy felhőalapú tárolást.
Az archiválási helyet jelentse be az adóhatóságnak. Az archiválást rendszeresen – havonta vagy negyedévente – végezze el.
Felkészülés a 2025-ös Változásokra
A 2025-ös európai számlázási változások felkészülést igényelnek. Konkrét lépések szükségesek a zökkenőmentes átálláshoz.
EN 16931 Szabvány Bevezetése 2025-től
július 1-jétől az elektronikus számláknak tartalmilag és szerkezetileg is meg kell felelniük az EN 16931 európai szabványnak. A szabvány biztosítja a számlák átjárhatóságát az uniós tagállamok között. A magyar adatszolgáltatás is ehhez igazodik – a NAV Online Számla rendszer alkalmazkodik a szabványhoz, a hazai adatszolgáltatás erre az egységes struktúrára épül.
A ViDA (VAT in the Digital Age) csomag elfogadása után, 2024. március 25-től a tagállamok kötelező e-számlázást vezethetnek be. 2030-tól ez kötelezettség lesz minden uniós tagállam számára.
Rendszerfrissítés és Megfelelőség Ellenőrzése
Első lépésként ellenőrizze, hogy jelenlegi számlázóprogramja képes-e az EN 16931 szerinti számlák előállítására. Ha nem, rendszerfrissítés vagy új megoldás bevezetése szükséges. A befogadói oldalra is fel kell készülni – az új struktúra értelmezésére.
Szolgáltatóváltás vagy rendszerfrissítés előtt végezzen belső tesztelést és adatvédelmi megfelelőségi vizsgálatot. Az Online Számla rendszer validációs szabályai változni fognak – érdemes már most egyeztetni a fejlesztőkkel.
Automatizálás és Hatékonyság Növelése
Az egységes szabvány egységes feldolgozási formátumot jelent. Ez megkönnyíti az elektronikus számlák automatikus feldolgozását. A számlákat könnyebben betáplálja könyvelési rendszereibe, csökkentve a kézi beavatkozást és az adatbeviteli hibák kockázatát.
A 2025-ös változások megerősítik az európai irányt: az elektronikus számlázás alapértelmezett működési forma lesz. Ez törvényi megfelelést és üzleti előnyt egyaránt jelent a hatékonyabb pénzügyi folyamatok révén.
Összegzés
Az elektronikus számlázás bevezetése már nem opció, hanem üzleti szükséglet. A papíralapú folyamatok költségei és az európai szabványosítás egyaránt ebbe az irányba mutatnak.
A sikeres átállás három pillére: megfelelő szoftver kiválasztása, partneri egyeztetések lebonyolítása és megbízható archiválási rendszer kialakítása. 2025-től az EN 16931 szabvány betartása kötelező lesz – ezt már most érdemes szem előtt tartani a rendszerválasztásnál.
A kezdeti beruházás megtérül. Egy jól működő e-számlázási rendszer nemcsak jogszabályi megfelelést biztosít, hanem egyszerűsíti a pénzügyi folyamatokat is.
A tervezés most kezdődjön el. Hasonlítsa össze a rendelkezésre álló megoldásokat, tájékoztassa munkatársait és egyeztessen ügyfelekkel. Minél hamarabb indul el a felkészülés, annál simábban megy majd az átállás.
Az elektronikus számlázás lehetőség a hatékonyabb működésre. Ezt a lehetőséget már most érdemes megragadni.
FAQs
Q1. Mi az elektronikus számlázás lényege? Az elektronikus számlázás során a számlákat elektronikus formában állítják ki, továbbítják és tárolják. Ez a módszer költséghatékonyabb és környezetbarátabb, mint a hagyományos papíralapú számlázás.
Q2. Milyen előnyei vannak az e-számlázásnak? Az elektronikus számlázás jelentősen csökkenti a költségeket, gyorsítja a folyamatokat, és környezetbarát. Emellett javítja az adatok pontosságát, és megkönnyíti a számlák kezelését és tárolását.
Q3. Hogyan lehet bevezetni az elektronikus számlázást? Az e-számlázás bevezetéséhez válasszon megfelelő számlázóprogramot, egyeztessen partnereivel, alakítson ki biztonságos archiválási rendszert, és gondoskodjon a munkatársak képzéséről. Fontos a jogszabályi követelmények betartása is.
Q4. Milyen jogszabályi követelményeknek kell megfelelni az e-számlázásnál? Az elektronikus számláknak biztosítaniuk kell az eredet hitelességét, az adattartalom sértetlenségét és olvashatóságát. A számlák kiállításához és tárolásához speciális technikai megoldásokra (pl. elektronikus aláírás, időbélyeg) lehet szükség.
Q5. Mire kell figyelni az elektronikus számlák megőrzésénél? Az e-számlákat kizárólag elektronikus formában kell megőrizni legalább 8 évig. Biztosítani kell, hogy a számlák védve legyenek a törlés, módosítás és jogosulatlan hozzáférés ellen, valamint hogy a teljes megőrzési időszak alatt olvashatóak és értelmezhetőek maradjanak.
